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L'organisation des manifestations associatives

     Les associations peuvent, en vue d'obtenir des moyens financiers exceptionnels du public, organiser des manifestations très variées : bals, concerts, spectacles, représentations théâtrales, expositions, tombolas...
     Un certain nombre d'autorisations administratives doivent être sollicitées suivant la nature de la manifestation, à la Mairie, auprès de la délégation régionale de la SACEM, à la préfecture ou la sous-préfecture.

      La responsabilité des organisateurs
      Le budget de la manifestation
      Quelques conseils pour soigner la régie technique
      Le point avec son assureur
      Le guichet unique pour l'emploi occasionnel d'artistes
      La fiscalité de la manifestation
      Mémo pratique des principales démarches
    

vert  LA RESPONSABILITÉ DES ORGANISATEURS ET LE BUDGET DE LA MANIFESTATION
La responsabilité des organisateurs

     L'association qui organise une festivité quelconque est à la merci d'un accident dont elle peut être déclarée responsable car elle en est l'organisatrice.
     En effet, l'organisation d'une manifestation engage sa responsabilité civile et pénale à l'égard de ses membres et des tiers.

     - le spectacle a lieu sous un chapiteau et un spectateur se blesse suite à l'affaissement d'un gradin...
     - une bousculade a lieu dans un bal et des bénévoles chargés du service d'ordre sont pris à partie et blessés
     - le matériel de sonorisation prêté à l'association subit un choc lors de son installation
     - les denrées vendues provoquent une intoxication alimentaire
     - un vol est effectué dans les vestiaires...
     
     En cas d'accident, la responsabilité de l'association pourra être engagée.

Le budget de la manifestation

     Il est prudent de faire les comptes pour éviter les mauvaises surprises ! Evaluer les dépenses et garder une marge de manoeuvre en diminuant les recettes et augmentant les coûts prévisionnels.

     Les recettes : subventions municipale, départementale, nationale
     Parrainage, sponsoring, tombolas, jeux
     Billets d'entrée, participation aux frais, boissons, repas, T-shirts, publications
     Cotisations, budget de l'association

     Les dépenses : location de salle, électricité, chauffage, eau, nettoyage
     Installations de mobilier, stands, scènes, décors, boissons et nourriture
     Défraiement du personnel, service de sécurité, assurances
     Communication, tracs, programmes, affiches
     ... Et imprévus (5 à 10%)

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rouge  LA RÉGIE TECHNIQUE ET L'ASSURANCE

La régie technique

     Certains points pratiques et techniques ont une grande importance.
     Ce sont souvent des détails, que l'on ne remarque pas si tout va bien, mais qui peuvent tout faire rater en cas de défaillance.
      La sono - les incidents de sonorisation sont courants : prévoir un micro de rechange, tester la sono, fixer les câbles, définir des règles d'usage...
      L'éclairage et l'électricité - vérifier la puissance de l'installation électrique et prévoir, si besoin est, un groupe électrogène de secours.
      Le vestiaire - il est toujours très apprécié par le public.
      Les toilettes - prévoir un fléchage et veiller à leur propreté.
      Les secours - disposer d'une équipe de la Croix-Rouge pour les grands évènements, sinon d'une trousse de secours et des coordonnées du médecin de garde.
      Le service d'ordre ou de sécurité - pour éviter tout incident.
      Un local Presse - réserver un lieu aux journalistes.

Le point avec son assureur

     Avant la manifestation, le responsable d'association doit obligatoirement contacter son assureur afin d'identifier les risques spécifiques à la manifestation.
     Il vérifie aussi  que son contrat d'assurance offre toutes les garanties nécessaires.

     Quels sont les risques ?
     La détérioration : d'un matériel prêté, des costumes ou du décor...
     L'intoxication alimentaire...
     Le rapatriement d'un artiste étranger...
     Les bagarres ou des accidents avec les portes...
     Le feu, l'inondation...
     
     L'assureur proposera selon le cas, soit une extension du contrat garantissant la responsabilité générale de l'association, soit l'établissement d'un contrat spécifique.

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jaune  LE GUICHET UNIQUE POUR L'EMPLOI OCCASIONNEL D'ARTISTES
     Les associations fréquemment organisatrices de spectacles sont confrontées aux complexité administratives lorsqu'elles ont recours à des artistes, des musiciens ou des techniciens.
     Le dispositif "guichet unique" va leur permettre de se libérer en une seule formalité de l'ensemble de leurs obligations liées à l'emploi d'artistes et de techniciens du spectacle vivant.

     Le guichet unique s'adresse à des organisateurs (dans la limite de 6 représentations par an) qui sont :
     - des personnes physiques ou morales n'ayant pas pour activité principale l'exploitation, la production ou la diffusion de spectacles.
     - des groupements d'artistes amateurs bénévoles constitués Loi 1901 lorsqu'ils font appel à des artistes ou techniciens du spectacle.

     En pratique :
     - les artistes ou techniciens fournissent à l'association un formulaire de déclaration "Guichet Unique"
     - avant l'embauche, elle adresse la "déclaration préalable à l'embauche" prévue dans le formulaire S2220 au Guichet Unique.
     - dans les 15 jours suivants la fin du contrat de travail, elle adresse la "déclaration unique et simplifiée des cotisations sociales et contrat de travail" au Guichet Unique accompagnée du règlement des cotisations sociales URSAFF, ASSEDIC, Griss, congés spectacles...
  
Les associations ayant choisi d'adhérer au guichet unique peuvent - dans la mesure où les conditions relatives au versement des cotisations de sécurité sociale à l'aide de vignette sont remplies (cachet inférieur à 3750 F par représentation) - payer une cotisation forfaitaire égale à 218 F pour les contributions de sécurité sociale et autres contributions pour l'année 2000.

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orange  LA FISCALITÉ DE LA MANIFESTATION
     Les associations bénéficient d'une exonération fiscale pour les 6 premières manifestations annuelles dont la gestion est désintéressée.
     La demande doit être faite 24 heures avant la manifestation et, dans un délai de 30 jours, un relevé des recettes et des dépenses doit être adressé au Service des Impôts en mentionnant cette demande d'exonération. Ce relevé doit mentionner les noms et adresses de tous les fournisseurs de biens et services.

     Comment payer la TVA ?
     A défaut d'une demande préalable d'exonération ou s'il s'agit de la 7ème, la 8ème manifestation, la TVA est dûe. Il faut faire parvenir à la Recette des Impôts soit une déclaration occasionnelle C13, soit la déclaration CA3/CA4 pour opérations habituelles.

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vert  MÉMO PRATIQUE DES PRINCIPALES DÉMARCHES

     Avant la manifestation

     - 30 jours : contacter, à la Préfecture, la Commission départementale de Sécurité pour connaître ses exigences en ce qui concerne les sorties de secours, le matériel ignifugé, la solidité des installations...
     - 15 jours : demander par écrit à la Mairie l'autorisation d'organiser la manifestation et, le cas échéant, l'autorisation d'ouvrir une buvette, demander l'autorisation d'utiliser la voie publique (contacter également la préfecture) et déclarer à la gendarmerie ou à la police la manifestation. Sio cela est nécessaire, demander les services de la gendarmerie (surveillance d'un bal, aide à la circulation...).
     - 15 jours : retourner à la SACEM (pour la musique) le contrat général de représentation dûment rempli, à la SCACD (pour le théâtre).
     - 15 jours : contacter l'assureur pour faire le point.
     - 15 jours : demander une autorisation à la Mairie pour ouvrir une buvette. Faire une déclaration au Service des Impôts et acquitter une taxe spéciale pour la licence.
     - 8 jours au plus tôt : faire la déclaration S2220.
     - 3 jours : déclarer le spectacle à la recette locale des Impôts ainsi que la billetterie et, s'il y a lieu, l'ouverture d'une buvette.
     - 3 jours : faire une déclaration à la DDASS si des aliments et repas sont servis au public.

     Après la manifestation

     + 10 jours : adresser à la SACEM l'état des dépenses et des recettes, puis régler les droits d'auteur selon l'échéance fixée.
     + 15 jours au plus tard : envoyer au Guichet Unique la déclaration unique simplifiée et le règlement des cotisations sociales.

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