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Les Archives d'une association et les textes de référence
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Présentation d'une Comptabilité

    L'association a des relations avec la municipalité, les banquiers, les fournisseurs et les adhérents. Elle a une grande responsabilité envers ses adhérents d'où l'importance d'une organisation comptable fixe.
    La comptabilité d'une association peut-être consultée par les organismes de contrôle du Fisc, les organismes de subvention, la cour régionale des comptes, les banquiers, les créanciers et la justice en cas de litige.
    Un plan comptable adapté à l'association est alors indispensable. Il est nécessaire d'élaborer des états financiers (bilan, compte de résultats, suivi des recettes et des dépenses).

      Le livre journal
      Les comptes de résultat
      Le plan de trésorerie
      Le budget prévisionnel
      Le bilan financier
    

vert  LE LIVRE JOURNAL
 Le livre-journal est le registre où les opérations sont mentionnées dans leur ordre chronologique, sans blanc, lacune ou inscription en marge.

Il ne faut pas omettre de conserver et de classer par date
- toutes les factures émises ou reçues en prenant soin de les numéroter et de noter dessus le n° du chèque si c’est une facture de fournisseur. Si vous réglez par carte bleue agrafez–y le ticket de CB.
- les souches de reçus de cotisation
- les notes de frais avec leurs justificatifs
- les documents de la banque (relevés de compte, souches de chéquiers…).

    Le livre journal contient les écritures qui sont enregistrées opération par opération et jour par jour. Il est la base de la tenue de la comptabilité.

    Pour chaque opération, il précise la date, l’origine, l’objet, l’imputation, le numéro de la pièce justificative et le mode de paiement ou encaissement (les opérations de même nature faites dans un même lieu, le même jour, peuvent être récapitulées sur une seule pièce justificative).

Exemple simplifié d'une présentation
RECETTES - MOIS DE DECEMBRE 99 - Report : 0 (frs ou euros)

jour Libéllé de l’opérat. Pièce numéro : Montant total en frs Espèce/chèque
2/12 Ventes de loterie 15 150.00 Esp.
6/12 Subvention Mairie 03 3000.00 Chq
8/12 Cotisations 18 450.00 Esp.

Total du mois 3600 f 

Total du mois + Total en report = Totaux des recettes

DEPENSES - MOIS DE DECEMBRE 99 (présentation similaire) - Report : 0 (frs ou euros)
 

jour Libéllé de l’opérat. Pièce numéro : Montant total Espèce/chèque

Total du mois + Total en report = Totaux des dépenses

Tableau livre journal : le livre journal permet de lire et d'évaluer rapidement les opérations. Chaque solde mensuel est reporté sur le mois suivant pour connaître les soldes totaux.

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rouge  LES COMPTES DE RÉSULTAT

   Le compte de résultat récapitule les charges et les produits liés à un exercice (généralement 1 an). Il fait apparaître le résultat (déficit ou excédent) par la différence entre le total des charges et des produits.

PRODUITS D'EXPLOITATION
                                                                                                                              année n                                    année n1

Vente de produits fabriqués

x

x

Prestations de services

x

x

Production immobilisée

x

x

Subventions

x

x

Cotisations

x

x

Collectes

x

x

Dons

x

x

Autres produits

x

x

TOTAL / PRODUITS

X

X

CHARGES D'EXPLOITATION
                                                                                                                             année n                                      année n1

Achat marchandises

x

x

Variation des stocks

x

x

Impôts,Taxes...

x

x

Rémunération du personnel

x

x

Dotations...

x

x

Charges locatives…

x

x

TOTAL / CHARGES

X

X

RESULTAT D'EXPLOITATION
                                                                                                                             année n                                      année n1

PRODUITS

X

X

CHARGES

X

X

Excédent ou déficit

X

X

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jaune  LE PLAN DE TRÉSORERIE
      Le plan de trésorerie est un outil-clé de contrôle qui permet au responsable de prévoir le montant d'argent en espèces nécessaire à la couverture des dépenses prévues. En faisant la prévision des recettes et des dépenses, on obtient un tableau qui donne les rentrées et les sorties d'argent prévues pendant une période déterminée.
     Le responsable peut utiliser le tableau pour comparer les recettes et les dépenses effectives par rapport à celles qui ont été prévues, afin de s'assurer que suffisamment de fonds sont disponibles à tout moment pour couvrir les besoins du programme. .

DEPENSES jan fév mar avr mai jui jull aou sept oct nov déc Total
Loyers/charges

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

XXX
Salaires/charges

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

XXX
Fournit./ diverses

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

XXX
assurances

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx 

xxx

xxx

xxx

XXX
investis. et pt mat

xxx

xxx

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xxx

xxx

xxx

xxx

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xxx

xxx

xxx

xxx

XXX
autres frais

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

XXX
Total DEPENSES

XXX

XXX

XXX

XXX

XXX

XXX

XXX

XXX

XXX

XXX

XXX

XXX

XXXX

 

RECETTES jan fév mar avr mai jui jull aou sep oct nov déc Total
cotisations

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

XXX
subventions

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

XXX
recettes d'activité

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

XXX
Total RECETTES

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx

xxx 

xxx

xxx

xxx

XXX

Total du mois = (recettes - dépenses) ( totaux = recettes - dépenses)
REPORT DU DEBUT DE MOIS: XXXX
TRESORERIE CUMULEE : XXXX
Trésorerie cumulée = report + total du mois
  

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orange  LE BUDGET PRÉVISIONNEL
    Le budget, c'est la prévision des charges et des produits pour l'exercice à venir. Un budget est nécessairement prévisionnel.
    Il se présente comme un compte de résultat, et doit être équilibré, c'est-à-dire qu'il ne fait apparaître ni déficit, ni excédent.

    A la demande d'un organisme, on peut avoir à présenter un budget, cet exemple peut vous aider à le monter...
 

CHARGES

PRODUITS

Achats

xxx

Recettes

xxx

Travaux

xxx

Subventions

xxx

Loyers/charges

xxx

70 cotisations à 80 f

xxx

Investissements

xxx

Divers ressources

xxx

TOTAL

XXXX

TOTAL

XXXX

    Cette exemple n'est pas limitatif des postes, vos postes charges / produits sont en fonction de votre activité ou de vos projets, (transports, tel, assurances... recettes sur manifestation ...). Si une demande de subventions ou un prêt sont sollicités, il faut  ajouter les montants et le poste correspondant en tant que demande en ressources prévisionnelles, elles font parties des produits du budget prévu. Pour le cas, il ne faut pas omettre le poste "salaires & charges". La règle est d'être cohérent face à l'organisme

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vert  LE BILAN FINANCIER

    Le bilan décrit l'état et la répartition du patrimoine de l'association à une date donnée. Il fait connaître les résultats d'une activité.

    "Toute association, oeuvre ou entreprise ayant reçu une subvention pourra être soumise au contrôle des délégués de la collectivité qui l'a accordée. L'association est tenue dans l'année en cours de fournir, à l'autorité qui a mandaté la subvention, une copie certifiée de son budget ainsi que tous les documents faisant connaître les résultats de son activité" (décret-loi du 30 octobre 1935, toujours en vigueur).

   Ensuite la loi du 6 février 92 (loi Joxe) a mis en place un dispositif destiné à assurer une plus grande transparence dans les relations entre associations et collectivités territoriales. Ainsi les communes de plus de 3 500 habitants ont notamment l'obligation de mettre à la disposition des habitants un bilan certifié conforme des associations auxquelles la commune a versé une subvention supérieure à 500.000 F ou représentant plus de 50% du budget de l'organisme. La certification peut être assurée par le président de l'association.

    A gauche, à l'actif figure l'emploi des ressources.
    A droite, au passif figure l'origine des ressources.
 

ACTIF PASSIF
matériel

35 000

créances

1 000

banque

10 000

caisse

4 000

résultats cumulés

4 500

résultat de l'année

10 500

subventions d'équipement

30 000

dettes

5 000

TOTAL

50 000

50 000

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