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Comptabilité, association, fichiers informatisés et CNIL

     Les traitements informatisés d'informations nominatives, dans le secteur privé entrent dans le cadre de la loi "Informatique et Liberté" n° 78-17 du 6 janvier 1978.

     Lorsque la comptabilité est informatisée elle peut entrer dans ce champ du fait de l'enregistrement d'informations personnelles dans le cadre des cotisations.

     Toutefois la comptabilité générale et les comptabilités auxiliaires lorsqu'elles ne font que constater l'état des finances et du patrimoine, donc sans contenir de données personnelles, n'entrent pas dans ces obligations.
  

vert  DÉLIBÉRATION CNIL

Délibération CNIL n° 81-89 du 21 juillet 1981, parue au J.O. du 24 et 25 août 1981

La gestion comptable informatisée des membres de l'association reste soumise à la déclaration simplifiée aux conditions suivantes :

• le logiciel peut facilement être contrôlé

• seules sont enregistrées des données "objectives" contrôlables par la personne concernée

• les données ne peuvent permettre des "rapprochements "ou tris n'entrant pas en compte dans la gestion des cotisations

• le fichier doit rester conforme aux statuts de l'association

• les informations doivent être sécurisées par des dispositifs garantissant les secrets prévus par la loi et empêchant l'accès à des personnes non autorisées.

• aucunes informations d'opinion politique, religieuse, philosophique ou d'origine raciale, ou encore d'appartenance syndicale ne doivent figurer dans ces fichiers,

Seuls pourront apparaître :

• les renseignements d'identité : nom prénom, sexe, date de naissance,

• l'adresse et le numéro de téléphone

• la situation des cotisations et la position envers l'association

•* éventuellement des renseignements en rapport avec l'objet statutaire de l'association

Norme CNIL n° 28 , J.O. du 14 septembre 1985

Gestion de la paie du personnel et gestion administrative du personnel

Si cette gestion est sous traitée en dehors de l'entreprise c'est néanmoins à elle d'en faire la déclaration.

La déclaration à la CNIL doit comporter :

• la liste des informations composant le fichier

• l'article définissant l'objet de l'association

En cas de radiation ou de démission le fichier ne peut garder ces informations qu'avec l'accord de l'intéressé.

Ne peuvent avoir accès à ces fichiers que les personnes ou services :

• statutairement chargés de la gestion de l'association

• les organismes d'assurances gérant les contrats d'assurances ou de prévoyance des membres

Sanctions

Loi du 6 janvier 1978

Des sanctions pénales sont prévues lorsque :

• les formalités préalables ne sont pas effectuées ou respectées.

• les fichiers ou données dépassent les limites autorisées

• délit de divulgation intentionnelle, ou par négligence, ou imprudence d'informations portant atteinte à la réputation ou à l'intimité de sa vie privée.

• les informations sont utilisées à d'autres fins que celles prévues par les statuts ou la déclaration préalable

Communication à la collectivité publique

Lorsqu'une collectivité publique subventionne l'association la liste des adhérents ne peut lui être communiquée sans que les personnes concernées en aient été d'abord informées. Un représentant de la collectivité peut consulter sur place le nombre et la réalité des adhérents.

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